Faktury, paragony i dokumenty – jak długo przechowywać?

2021-01-14, aktualizacja: 2022-07-22

Rosnące stosy papierów w szufladzie potrafią przyprawić o niezły ból głowy. Tym bardziej, że z miesiąca na miesiąc jest ich coraz więcej. Rachunki za prąd, wodę, gaz, paragony z zakupów, listy z urzędów… Jak uporządkować swoje dokumenty? Jak długo przechowywać dokumenty, faktury i paragony?

Długie zimowe wieczory to dobry czas, by zabrać się za porządki w swoim domu – szczególnie te związane z papierami i dokumentami. Wciąż odkładasz tę decyzję na później? Doskonale Cię rozumiem, to w końcu żmudna i niestety nudna praca. Zastanawiasz się również przy tym, co możesz wyrzucić, a co powinieneś zachować? Jak długo należy przechowywać dokumenty? Poniżej podpowiadamy, jak zająć się chaosem w dokumentach i co zrobić, aby na Twoim biurku w końcu zapanował ład i porządek!

Po pierwsze, posegreguj dokumenty

Aby w Twoich dokumentach w końcu zapanował ład, powinieneś je posegregować. W tym celu zaopatrz się w teczki, skoroszyty lub segregatory, jak Ci będzie najwygodniej. Przejrzyj swoje dokumenty i utwórz kilka stosów: paragony ze sklepów, rachunki, faktury, dokumenty z pracy (np. badania lekarskie, umowy czy też potwierdzenia z wypłat), itd. Następnie każdą stertę przejrzyj raz jeszcze i postaraj się posegregować je jak najbardziej chronologicznie.

Jak długo przechowywać PIT i inne dokumenty podatkowe?

Skoro wstępną segregację masz już za sobą (a więc głowa do góry, najgorsze już minęło! ;)), warto wejść w szczegóły. PIT-y, wszelkie deklaracje, rachunki, na podstawie których skorzystałeś z ulgi podatkowej, pocztowe potwierdzenia nadania i potwierdzenia elektroniczne należy przechowywać do 5 lat. Urząd Skarbowy, zgodnie z polskim prawem, może poprosić Cię o przedstawienie dokumentacji związanej z rozliczeniem podatkowym aż z 5 lat wstecz

Podatki: sprawdź, ile wynosi podatek od wygranej >

Jak długo przechowywać polisy ubezpieczeniowe i aneksy?

Zastanawiasz się, jak długo przechowywać polisy ubezpieczeniowe? W zależności od rodzaju polisy, może się różnić również obowiązujący czas jej przechowywania:

polisa na życie ‒ całe życie,
polisa OC – 10 lat po zakończeniu okresu obowiązywania (jeśli postanowisz zmienić ubezpieczyciela, posiadasz dowód na jazdę bez wyrządzenia szkód),
polisa mieszkaniowa – 3 lata po zakończeniu okresu obowiązywania.

W przypadku polis musisz posiadać dowód ciągłości opłacania składek. Dzięki temu, w razie potrzeby, możesz skorzystać z pomocy w ramach wykupionego przez Ciebie ubezpieczenia.

Jak długo przechowywać umowy?

Umowę powinieneś zachowywać tak długo, jak długo ona obowiązuje. To znaczy, że jeżeli podpisujesz ją np. na 3 lata, musisz przechowywać ją również przez 3 lata. Pamiętaj, że umowa to dokument, który wskazuje, na jakie warunki użytkowania, czy też korzystania się zdecydowałeś i za ile je zakupiłeś. Jest ona niezbędna, by dokonać reklamacji, dlatego bez względu na to, czy jest to umowa sprzedaży mieszkania czy też dotyczy ona multimediów, powinieneś ją zachować.

Jak długo przechowywać umowy z bankiem (o kredyt, pożyczkę, potwierdzenie spłaty rat)?

Dopóki nie dostaniesz od banku potwierdzenia, że zakończyłeś spłatę zobowiązania, musisz przechowywać umowę. Ile trzymać dowody spłaty kredytu (kredyt gotówkowy, pożyczka gotówkowa etc.)? Samo potwierdzenie spłaty rat, jakie wystawił dla Ciebie bank, powinieneś przechowywać w domu do 10 lat.

Rachunki za prąd, gaz, wodę ‒ jak długo przechowywać rachunki domowe?

Wśród komentarzy często pojawia się również pytanie, jak długo przechowywać rachunki za prąd. W przypadku rachunków za prąd, gaz, wodę, ogrzewanie, a nawet multimedia (czyli telewizję czy internet), musisz przechowywać dokumenty do 3 lat od zapłaty. Usługodawca może poprosić Cię o przedstawienie zapłaty rachunku do 3 lat wstecz.

Ile przechowywać paragony i gwarancje?

Paragon to dowód zakupu danego dobra, dlatego też jest niezbędny do złożenia reklamacji i ułatwia skorzystanie z rękojmi. Okres rękojmi za wady towaru trwa 2 lata, dlatego przez ten okres powinieneś przechowywać w domu paragon.

Jeśli mowa o sprzęcie, np. RTV czy AGD, należy przetrzymywać paragon tak długo, jak długo obowiązuje na nie gwarancja. Jeśli jest to rok, musisz zachować paragon przez rok.

Dowód zakupu samochodu czy też domu/ mieszkania, powinieneś przechowywać tak długo, jak długo należą one do Ciebie.

Dokumenty, których nie powinieneś NIGDY wyrzucać

Są takie dokumenty, których nie powinieneś nigdy wyrzucać. Poniżej przedstawiamy listę:

Dokumenty potwierdzające zdobytą wiedzę i umiejętności ‒ czyli świadectwa szkolne, dyplomu ukończenia studiów, dylomy powierdzające ukończenie jakiegoś kursu. Mogą Ci się one przydać, gdy zmieniasz pracę lub chcesz poprosić o podwyżkę.
Dokumenty zawodowe ‒ czyli świadectwa pracy, potwierdzenia okresów zatrudnienia, legitymacje ubezpieczeniowe - będą potrzebne do wyliczenia urlopu, lat pracy, w trakcie ubiegania się o emeryturę czy obliczania jej wysokości.
Dokumenty potwierdzające Twój majątek ‒ akty notarialne, umowy kupna lub sprzedaży nieruchomości, umowy darowizny, ubezpieczenia.
Akty stanu cywilnego ‒ należą do nich: metryki urodzenia i chrztu, akty ślubu, orzeczenia o rozwodzie, akty zgonu najbliższych członków rodziny.

Skoro posiadasz już wiedzę na temat dokumentów, możesz śmiało wziąć się do jesiennych porządków w domowej papierologii. Daj znać, czy udało Ci się podołać temu zadaniu i jak Ci poszło! Powodzenia!